SEMANA 7 Y 8

Combinar correspondencia con Word (Materia)

01/05/2020

Lizeth Viera  1"A"

Veremos cómo combinar correspondencia con Word, utilizando un documento Excel

como base de datos que contiene además las direcciones de correo electrónico a las que

enviar el mensaje personalizado. Este proceso es similar para realizar combinaciones de

correspondencia postal, siendo la diferencia la especificación inicial del objetivo proceso

y el proceso final de impresión.

No se requiere nada especial. Solo un documento Excel en el que constarán en cada

columna los datos personales como nombre, apellidos, dirección o aquellos que sean

necesarios para la creación de la correspondencia, pudiendo incluir el email que

utilizaremos para el envió. En el ejemplo que vamos a realizar los destinatarios tienen el

email en el mismo documento Excel. Pero si los tenemos en los contactos de Outlook

como grupo o lista de Word ya preparada, el proceso es el mismo solo hace falta

especificar en el proceso donde se encuentran las direcciones.

Podemos tener también ya elaborada una carta específica o una plantilla, preparada para

enviar a todos, sin los datos concretos de cada destinatario. O la podemos realizar al abrir

el Word. Vamos a seguir el asistente del mismo Office. Es más fácil y simplifica el

proceso guiándonos en todo el proceso.

Paso a paso.

1. Acceder al asistente. Abrimos el Word y en la pestaña ”Correspondencia”,

encontraremos “Iniciar combinación de correspondencia”, no seleccionaremos

ninguna opción del desplegable, en la última línea tenemos “Paso a paso...”.

Esto nos iniciará el asistente.

2. El asistente nos presenta una columna a la derecha en el primer paso deberemos

especificar qué tipo de documento, aquí seleccionaremos si creamos las cartas

impresas, los sobres o son mensajes de correo electrónico. Este es nuestro

ejemplo. Seleccionamos la opción y pasamos al siguiente paso con el enlace

inferior. Siempre podremos recorrer el asistente hacia atrás para hacer cambios

si es necesario.

3. Aquí nos pide si utilizaremos el documento que hemos abierto o si creamos uno

nuevo. Nosotros usaremos uno creado antes. Podemos pasar al paso siguiente.

4. En el paso 3 debemos elegir a quién enviaremos los correos, las opciones

superiores permiten usar una lista ya guardada en Word o crearla, o bien usar los

contactos de Outlook. Como queremos utilizar los correo que se encuentran en

un documento Excel lo buscaremos en nuestro ordenador con el botón

“Examinar”.

Al abrir un documento Excel nos presenta las hojas del libro, Como la lista está en la

Hoja1 la seleccionamos. Si además tenemos la primera fila con el título del contenido de

cada columna nos aseguraremos que se marque la opción.

Cuando aceptamos nos muestra el contenido del libro Excel. Solo tendremos que aceptar

si queremos todas las filas. En caso contrario es el momento de desmarcar los

destinatarios que no deban elaborarse.

A partir de aquí nos indica en el asistente el origen de las direcciones. Podremos pasar al

paso siguiente.

5. Como en el libro Excel ya tenemos otros datos como el nombre del destinatario.

Podemos combinar directamente estos datos con el documento. Ponemos el

cursor donde queremos añadir el campo y seleccionamos una opción de la

derecha. La opción de línea de saludo permite especificar una construcción. Y en caso de no tener el dato como el Nombre para completarlo añadir una línea

alternativa.

En esta misma ventana podemos asociar nombres de campos con columnas del Excel,

lo haremos en “Asignar campos”.

Si queremos añadir otros datos del documento Excel lo haremos con la opción “Más

elementos”. Añadiendo el campo especifico en el documento.

Ahora ya deberíamos tener nuestro documento con los campos a añadir.

6. En el siguiente paso nos permite revisar el resultado. Nos muestra el primer

documento completado y navegando con el asistente podemos revisar cómo

queda cada una de las cartas.

7. Para finalizar en el último paso nos da la opción de combinar correo electrónico.

Opción que elegimos al inicio, sino tendríamos imprimir cartas, etc. Al marcarla

se abre un cuadro de dialogo. En él indicaremos en la primera línea, mediante

un desplegable, el nombre de la columna donde están los emails de los

destinatarios. Y en la segunda indicaremos el Asunto que llevará el correo

electrónico.

8. Al aceptar se prepara y envía el correo al Outlook, a la bandeja de salida.

Ya podemos combinar correspondencia de un Word mediante correo electrónico

contenido en el mismo documento Excel.

http://informaticacotidiana.com/2018/02/13/combinar_correspondencia/